Biblioteksplanen som process med Lund som exempel

Kristina Elding, enhetschef för Digitala och rörliga biblioteket, Folkbiblioteken i Lund reflekterar även kring Träffpunkt biblioteksplaner och ger här exempel på hur biblioteksplanen kan fungera som en process.En konferens helt med fokus på biblioteksplaner och andra strategiska dokument som arrangerades av Kungliga biblioteket, MTM och Kulturrådet. Myndigheterna lyfte fram biblioteksplanerna ur lite olika perspektiv och det är tydligt att när statliga aktörer läser biblioteksplaner är det såklart med nationella glasögon där tex likvärdighet är en viktig aspekt. Som kommunal representant tyckte jag att de presentationer som belyste den praktiska nyttan och olika konkreta erfarenheter av biblioteksplanearbete var mest intressanta.

Bland annat Hanna Carlsson och Johanna Rivano Eckerdal, forskare på Lunds universitet, bidrog till detta då de presenterade sin Styrdokumentstudie. I studien (finansierad av Region Skåne 2016-2018), har de tittat på hur de olika styrdokumenten på nationell, regional och kommunal nivå lever och gestaltas hos bibliotekspersonal, chefer och politiker i fem skånska kommuner. Johanna Rivano Eckerdal har också skrivit ett PM med utgångspunkt i studien ”Att vara till för alla men inte för allt” (2018) med reflektioner och rekommendationer för kommunala tjänstemän och politiker med ansvar för folkbibliotek.  I det här blogginlägget vill jag ge min sammanfattning av forskarnas reflektioner och rekommendationer kopplade till mina erfarenheter av biblioteksplanearbete.

Biblioteksplanen är en process

Biblioteksplanen är inte en produkt - en trycksak, en fil i datorn eller en (död) länk på kommunens webbplats - utan en process, brukar jag hävda. Och just att se biblioteksplanearbetet som en cyklisk process är en av de rekommendationer som lyfts av forskarna.

En viktig del av den processen är att göra biblioteksplanen till ”sin” vilket kräver ett slags översättningsarbete. Om biblioteksplanen ska bli ett verktyg för verksamhetsutveckling, strategiska prioriteringar och dialog kring bibliotekens verksamhet behöver den brytas ner och förstås på en mer verksamhetsnära nivå.

Det finns flera poänger med att se biblioteksplanen som en cyklisk – ”evig” – process: Det kan bidra till ökad delaktighet kring biblioteksverksamhetens utveckling för bibliotekspersonal, politiker och samverkanspartners. Biblioteksplanearbetet blir en sammanhängande process med utvärdering av planen, omvärldsbevakning (en annan av forskarnas rekommendationer) och annan input längs vägen, samt formulering av nya verksamhetsmål eller aktiviteter på årlig eller åtminstone regelbundet återkommande basis.

Biblioteksplanen är ett verktyg för dialog och samverkan

Processtanken handlar också om biblioteksplanen som ett kommunikativt stöd – ett sätt att kommunicera och förankra bibliotekets uppdrag och verksamhet hos olika målgrupper: användare, politiker och samverkanspartners.

Att kommunerna, enligt bibliotekslagen ska ta fram biblioteksplaner för alla de biblioteksverksamheter som man ansvarar för gör också biblioteksplanen till ett verktyg för samverkan mellan folk- och skolbibliotek. För Lunds del innebar det att fyra olika förvaltningar var tvungna att komma överens om biblioteksplanens inriktningsmål och prioriterade utvecklingsområden. En av utmaningarna för oss i Lund är att fortsätta jobba tillsammans med de gemensamma frågorna, inte minst i besparingstider.

Biblioteksplanen bör vara strategisk

De kommunala biblioteksplanerna bör vara strategiska dokument, som pekar på riktning och utveckling snarare än att beskriva aktiviteter eller särskilda insatser, menar forskarna. Det kan sedan kopplas till mer verksamhetsnära handlingsplaner.

I Lunds kommun ligger biblioteksplanen – antagen av kommunfullmäktige - på den så kallade programnivån. Det innebär att det är ett övergripande långsiktigt och strategiskt dokument – ”fluffigt” skulle kanske några säga. Vi har exempelvis inget slutdatum på vår biblioteksplan, men ett uppdrag att vid behov aktualitetspröva den. Den bryts sedan ner till handlingsplaner inom respektive förvaltning med insatser i ett treårsperspektiv och i årliga verksamhets- eller aktivitetsplaner. Det gör det naturligt att årligen utvärdera vårt och även koppla det till de olika mål som Lunds kommuns politiker tagit fram på fullmäktige- och nämndsnivå. Forskarna rekommenderar också återkommande revidering av biblioteksplanen som ett sätt att hålla den levande och aktuell.

Bildtext: ”Styrdokumentscirkeln” för Folkbiblioteken i Lund 

Det låter ju fint men visst finns det i Lund också exempel på spänningen mellan biblioteksplanen som ett strategiskt, visionärt förändringsverktyg och det vardagsnära, dagliga arbetet på biblioteket. Jag önskar mig och försöker sträva efter det som forskarna beskriver som ”ett ständigt pågående samtal kring hur de strategiska formuleringarna ska gestaltas i den dagliga verksamheten”.

Docka in styrdokumenten i den lokala (unika) kontexten (och få extra boost från regionala, nationella och internationella styrdokument).

Bibliotekslagens portalparagraf, den så kallade ändamålsparagrafen, §2, är ju fantastisk i det sammanhanget eftersom den i några meningar täcker in hela vårt komplexa och viktiga uppdrag. Den är själva utgångspunkten för Lunds biblioteksplan och där sedan en omvärlds- och närvärldsanalys och det ovan nämnda ”översättningsarbetet” landar i strategiska prioriteringar, insatser och aktiviteter som är anpassade för just Lund, i ett lite längre perspektiv. Nationella och regionala styrdokument kan ge legitimitet och drar till att förankra biblioteksplanens prioriteringar i kommunens mål- och styrdokumentsstruktur.

Hanna och Johanna tipsar slutligen om en kommande studie: ”Styrdokumentens betydelse och gestaltningar i ett förändrat bibliotekslandskap”, som åtminstone jag ser fram emot att ta del av så småningom.